Actualmente, las organizaciones y los negocios se encuentran una situación de constantes cambios en tecnología, estrategia de competencia y en el mercado en general. Ante este contexto, muchos modelos de negocios se encuentran en peligro de quedar obsoletos. Es así como surge la gestión de proyectos como herramienta de coordinación para adaptarse a los nuevos tiempos.
En la economía global, la competencia y la flexibilidad de las organizaciones se vuelven necesarias para la supervivencia de trabajo en el mercado internacional. Es así como muchas empresas se enfocan en mejorar su competitividad, innovar en sus productos o servicios, y empezar a exportar a otros mercados. Las empresas que no logran adaptarse a estos cambios corren el riesgo de perder cuota de negocio, llegando incluso a desaparecer.
Para poder adaptarse es necesario realizar proyectos, ya que los mismos actúan como palanca de cambio en las organizaciones. Por esta razón, se puede decir que las empresas y los proyectos están cada vez más relacionados. Si una empresa desea innovar debe desarrollar proyectos innovadores ya sea en la reorganización de la empresa o en la creación de nuevos productos y servicios que busquen un mejor desarrollo mediante proyectos de mejora.
La gestión de proyectos se ha convertido en una necesidad para la implementación de cambios hacia los nuevos mercados, dejando de ser solo una herramienta para desarrollar servicios y convirtiéndose en un sistema de creación de valor para la empresa.
La empresa debe empezar a trabajar a través de proyectos, pero debe contar con una buena metodología para gestionar los mismos de una forma eficaz. Si la organización trabaja en reducir plazos de entrega, mejorar el control de costes y en disminuir los riesgos de estos proyectos, sus gestiones se volverán más competitivas en el mercado nacional e internacional.
Las buenas metodologías de gestión de proyectos aportan enormes beneficios en términos de costes, calidad y control para las compañías, además de ser una herramienta significativa de gestión en el cambio organizacional.
Las buenas metodologías de gestión de proyectos aportan enormes beneficios en términos de costes, calidad y control para las compañías, además de ser una herramienta significativa de gestión en el cambio organizacional.
Además, la gestión de proyectos ofrece más ventajas que otros enfoques de gestión, tanto en términos de maximización de calidad como en el manejo eficiente de recursos, convirtiéndose en una competencia prioritaria para los líderes de las organizaciones que lo utilicen. Por esta razón, hoy en día las empresas buscan profesionales que sean capaces y estén cualificados para desarrollar los proyectos eficazmente.
Dirección de proyectos
Como profesión, la Dirección de Proyectos se ha vuelto un puesto muy solicitado en las empresas que buscan una transición hacia los cambios y adaptaciones a los nuevos tiempos, especialmente en los sectores no tradicionales como las Tecnologías de Información y Comunicación, la gestión del conocimiento, entre otras en donde se ha logrado adaptar las gestiones de proyectos mediante metodologías particulares.
La dirección de proyectos se debe informar de la necesidad específica que tiene la organización o empresa de reforzar la estrategia utilizando una mejor coordinación de los proyectos, programas y carteras.
Entre las responsabilidades de la persona que lidera el proyecto se encuentran la planificación, administración (criterios y equipos), fijar normas de procedimientos, aportar visión al proceso anticipando soluciones, coordinar las tareas con los equipos y por supuesto mantener un control de las operaciones.
De igual forma, deben contar con la capacidad de poder contemplar el proyecto con una perspectiva holística. Es decir, el líder de gestión de proyectos tiene que ser capaz de contemplar los diferentes sucesos y actividades interrelacionados de un proyecto de una forma coordinada, reconociendo cuáles son los cuellos de botella y los puntos muertos para comprender donde se debe poner un mayor énfasis o dónde se debe mejorar, asegurando la culminación eficaz del proyecto.
Contemplar el proyecto con una perspectiva holística.
Cabe destacar que las empresas no solo tienen que preocuparse de la buena ejecución de proyectos en cuanto a tiempo y a costo, sino que debe ir más allá comprendiendo en qué medida los resultados, que se empiezan a observar, están alineados con la estrategia de la organización. Es decir, deben fijarse en los efectos en el crecimiento de la empresa, la responsabilidad corporativa, la imagen de la organización, y la capacidad evolutiva del producto o servicio desarrollado.
Es un hecho que muchas veces parte del dinero invertido en proyectos se pierde, pero aquellas perdidas suceden justamente porque muchos de los proyectos no tienen relación con la estrategia organizacional. Cuando existe una brecha entre la estrategia y los resultados de los proyectos se puede observar una falta de entendimiento entre los ejecutivos que piensan que todo cambio estratégico pasa a través de programas y proyectos.
Por otro lado, las empresas que son capaces de adaptarse rápidamente a los cambios y la dinámica de los mercados son las empresas que ejecutan sus proyectos satisfactoriamente, con buenas prácticas, alto grado de madurez en la gestión que resultan en una ventaja competitiva para la empresa.
Así, se puede identificar que las principales prácticas claves que dan éxito a las empresas son la madurez en la gestión de proyectos, talento y el desarrollo de las capacidades encargadas.
Las principales prácticas claves que dan éxito a las empresas son la madurez en la gestión de proyectos, talento y el desarrollo de las capacidades encargadas.
Reglas para la dirección de proyectos
Al gestionar proyectos es importante poner en consideración ciertos puntos necesarios para lograr buenos resultados. Primeramente, se deben hacer preguntas pertinentes, ya que el líder debe ver y comprender qué está pasando en el proyecto. Por esta razón es que las preguntas son esenciales para entender la situación general. Algunos ejemplos son: ¿Quién está haciendo esto? ¿Cómo lo está haciendo? ¿Qué aporta esto al proyecto? ¿Qué obtendremos de esta tarea? ¿Qué resultados tendrá? Estas y otras preguntas son muy importantes para mantener una atención continuada en el proyecto.
En segundo lugar, es necesario que nunca se dé nada por descontado. Esto se refiere a que se deben aclarar las ideas, propósitos y los motivos por los que se realiza una acción de un modo determinado ya que pueden conducir a ciertos resultados diferentes. Es importante destacar que la mayoría de las veces los malos entendidos son producto de los sobreentendidos.
También es importante recordar que la puesta en marcha del proyecto no es el final, sino el comienzo de la fase más importante: el desarrollo de operaciones y tareas. Conviene, por tanto, mantener una atención continuada en el proyecto y en sus resultados parciales.
Finalmente, es esencial que se identifiquen los efectos internos y externos del proyecto, ya que son sumamente importantes para alcanzar el éxito. Los efectos internos se refieren al grupo y su organización; mientras que los externos se refiere a los resultados que se están produciendo.
Conclusión
La economía mundial está mejorando, y las empresas que utilizan la gestión de proyectos están en una mejor posición cuando necesitan nuevas iniciativas estratégicas para hacer frente a los cambios en las demandas y el consumo. Así es como la Gestión de Proyectos se ha convertido en la herramienta estratégica necesaria para adaptarse a estos cambios.