El trabajo remoto después de la pandemia

Muchas organizaciones se preguntan qué harán con el trabajo remoto cuando la pandemia por fin esté controlada. En este post presentamos 5 aspectos clave para poder tomar esta decisión.

Muchas organizaciones se preguntan qué harán con el trabajo remoto cuando la pandemia por fin esté controlada. Por más de un año hemos experimentado esta modalidad y sabemos que tiene muchas ventajas que posiblemente podamos aprovechar en un futuro. Pero también sabemos que trae algunas complicaciones. Cuando conversamos con nuestros colegas vemos algunos a favor del trabajo remoto y otros que quieren volver a la presencialidad cuanto antes. Esta diferencia de opiniones ocurre incluso dentro de una misma empresa.  

¿Tenemos que tomar una decisión o podemos seguir navegando a la deriva?

Varias empresas están preocupadas por tomar una posición organizacional, algunas conversan mucho sobre este tema, pero no logran tomar una posición y otras simplemente se están dejando llevar, navegan a la deriva. 

A nuestro juicio, esta es una decisión sumamente estratégica. Puede darnos ventajas competitivas o puede dejarnos en desventaja respecto a otras organizaciones del planeta. Es una decisión que puede afectar temas tan críticos como la atracción y retención de talento, los costos, la productividad, la calidad de nuestros productos y servicios, entre otros. Además, si no tomamos una decisión y cada área o persona hace lo que prefiere, se pueden producir escenarios injustos que, a mediano o largo plazo, pueden impactar de manera negativa tanto en el clima como en los resultados. En una situación de emergencia como la actual, todos podemos comprender que existan algunos problemas de calidad en los servicios y algunos desbalances e inequidades temporales.   Pero una vez que este escenario termine y las restricciones desaparezcan, todos los problemas, desbalances e inequidades, serán como siempre, responsabilidad de los líderes.

¿Cuánto tiempo tenemos para tomar la decisión?

Nadie lo sabe a ciencia cierta. Todos deseamos que la pandemia termine cuanto antes. Sin embargo, existen algunas organizaciones como www.timetoherd.com que estiman, tomando como base la velocidad de vacunación, cuánto tiempo resta para que cada país logre llegar al 70% de la población vacunada, momento en el cual se supone que se adquiere la inmunidad de rebaño. En el caso de Uruguay, esta organización proyecta que ese momento se dará en aproximadamente 3 meses. Parecería ser que deberíamos comenzar a actuar AHORA si queremos llegar a tiempo. Tomar una decisión tan compleja como esta e implementar todas las acciones que de ella se desprendan seguramente implique varios meses de trabajo.

¿Qué están haciendo otras empresas en el mundo? 

Para tomar esta decisión sería bueno ver lo que están haciendo otros, pero lamentablemente en este caso, incluso hasta en las empresas tecnológicas de vanguardia hay grandes diferencias. En un extremo está Spotify, que ha comunicado que sus empleados podrán decidir trabajar desde casa, en la oficina o en ambas modalidades, siempre y cuando lo acuerden con su gerente. Twitter y Facebook también promoverán el trabajo remoto para aquellos roles que lo permitan. Microsoft estima que cerca del 50% de los puestos en el futuro trabajarán desde casa parte del tiempo.  Google, por su parte, informó que a partir de Setiembre quienes quieran trabajar remoto durante más de 14 días al año, deberán presentar una solicitud formal. Adicionalmente exigirán a los empleados vivir a una distancia que les permita ir a la oficina diariamente. Finalmente, en el otro extremo está Amazon, que comunicó a sus empleados que su plan es volver a una cultura centrada en la oficina pues esto “permite inventar, colaborar y aprender juntos de manera más efectiva”. La mayoría de las empresas de Silicon Valley están declarando estar comprometidas con el trabajo «flexible» o «híbrido”, pero esto es tan genérico que puede significar cualquier cosa.  

Xn Partners ha hablado con muchos de sus clientes en Uruguay y en Latinoamérica y la inmensa mayoría coincide en que le interesaría aprovechar más que antes el trabajo remoto, pero muchos aún no tienen claro la forma en la cual llevarán esto a la práctica.

¿Qué debería hacer en mi organización?

A nuestro juicio, cada empresa tendrá que decidir dónde y cómo utilizará el trabajo remoto, híbrido o presencial. Xn Partners, para ayudar a sus clientes en este tema, aplica un método que ha resultado muy útil en el pasado para que cada empresa tome en forma ordenada sus propias decisiones. Se trata de una serie de sesiones, cada una con un objetivo concreto. En cada sesión las personas que participan llegan a acuerdos graduales sobre lo que van a hacer dentro de su propia organización.

A continuación, algunos conceptos clave de la metodología de Xn Partners, críticos para construir su propia estrategia de trabajo remoto.

1 – Clarifiquen los beneficios esperados y los riesgos potenciales

Cualquier decisión que tomemos debería buscar mejorar dos aspectos claves de una organización: los resultados y el clima. Por eso, antes de seguir adelante con el proceso de decisión, le recomendamos que haga una lista de todos los beneficios que esperan obtener y de todos los riesgos que se generarán. Ya hace más de un año que experimentamos esta forma de trabajo y sabemos que tiene “rosas” y “espinas”. Para algunas empresas esta forma de trabajo ha permitido ahorrar costos, mejorar los servicios a sus clientes, acceder a talentos en otros lugares del mundo, flexibilizar su propuesta laboral, entre otros. Pero para otras empresas ha ocurrido exactamente lo contrario. Algunas personas prefieren esta forma de trabajo, pues les permite más flexibilidad, más concentración y más productividad, mientras que otros quieren volver cuanto antes a la oficina. Esta diferencia se presenta incluso dentro de la misma empresa. Por esa razón, la primera recomendación es elaborar una lista clara y específica con los beneficios que queremos obtener y los riesgos a los que sabemos que nos vamos a enfrentar. No nos referimos a una lista genérica, nos referimos a su propia lista. Cuando construyan esta lista, quizá se den cuenta que el trabajo remoto no tiene casi ningún beneficio y agrega muchos riesgos. En este caso, quizás sea mejor volver a la presencialidad. Sin embargo, posiblemente identifiquen beneficios interesantes y, por lo tanto, concluyan que sí vale la pena seguir analizando esta alternativa y pasar al siguiente paso. 

2 – Identifiquen el alcance de la nueva modalidad de trabajo

Algunas empresas podrán considerar adecuado el trabajo remoto para toda la organización, pero para otras quizá la oportunidad sea menor. Por esa razón, el segundo paso es comprender el alcance.

Es conveniente hacer una lista de los roles que existen en su organización y definir para cada uno si es viable aplicar la modalidad de trabajo remoto, híbrido o presencial. Existen roles que son evidentemente presenciales y otros que podrían ser remotos. Los invitamos a ser creativos mientras hagan este ejercicio. Algunos roles que en el pasado asumíamos que deberían ser presenciales hoy nos dimos cuenta de que quizá puedan ser híbridos o remotos. Por ejemplo, un médico antes de la pandemia trabajaba exclusivamente en forma presencial, sin embargo, en estos últimos tiempos muchos de nosotros hemos recibido llamadas telefónicas o incluso realizado video consultas con nuestros doctores.

Una vez identificados los roles que pueden pasar a ser remotos o híbridos, verifiquen que las personas que ocupan dichos roles tienen las características que requiere trabajar de esa forma.

El año pasado Xn Partners presentó una guía titulada “Un gran jugador de equipo remoto” que contiene las 6 características fundamentales para este tipo de trabajo. Se necesitan personas con autonomía y enfocadas en resultados, que sean capaces de liderarse a sí mismos, que sean disciplinadamente independientes, que logren manejar bien las comunicaciones en estos entornos, y que sean capaces de generar confianza y mantenerse conectados emocionalmente con el equipo y la organización.

Pueden adquirir esta guía en www.xnpartners.com/tienda. Asegúrense que las personas que trabajarán en modalidad remota o híbrida tengan todas estas características o las puedan desarrollar y, además, que estén dispuestas a trabajar de esta forma, tanto por sus preferencias como por su contexto. 

Al finalizar este análisis tendrán una lista de los roles y las personas que podrían trabajar en forma remota o híbrida y entenderán mejor el alcance para su organización. 

3 – Evalúen los impactos de la nueva modalidad

Si su organización decide seguir adelante y formalizar esta forma de trabajo, le recomendamos que evalúen en profundidad los impactos que tendrá. Existen cuatro áreas clave que sugerimos analizar:

• Políticas y sistemas de recursos humanos. Es muy probable que tengan que modificar contratos laborales, como por ejemplo horarios, remuneraciones, beneficios, los recursos que proveerán y/o dejarán de proveer para cada tipo de trabajador. Es importante estar atentos a las nuevas regulaciones que se están construyendo. Deberán revisar y posiblemente ajustar los sistemas de recursos humanos, como, por ejemplo, el sistema de reclutamiento, pues quizá pueda contratar gente en otras geografías y necesitará que las personas que contrate para el trabajo remoto tengan las condiciones necesarias. También el sistema de inducción: quizá sea conveniente prever un período presencial cuando el empleado comienza. El sistema de desarrollo debería tener impactos importantes también. El sistema de gestión del desempeño puede contemplar diferencias para los trabajadores presenciales o remotos, destacándose en estos últimos la importancia de poder medir la capacidad de entregar en fecha y la productividad. El sistema de remuneraciones también puede reflejar diferencias entre los distintos tipos de trabajadores.

• Prácticas de liderazgo y gestión. La gestión en un ambiente remoto o híbrido puede llegar a ser muy diferente a la gestión en un ambiente presencial. Analizar y sistematizar los procesos que se usan en el trabajo diario y tener la capacidad de extraer indicadores de gestión, es de suma importancia en un contexto no presencial. Sin lugar a duda existen diferencias importantes cuando hablamos de liderazgo en un entorno remoto o híbrido. En cuanto al liderazgo, como decía Peter Drucker, los líderes generan energía emocional en las personas y la dirigen. En esta nueva modalidad se necesitan personas que sean capaces de hacer esto a la distancia. No hablamos aquí de gestión, hablamos de motivar las personas, desafiarlas, acompañarlas, apoyarlas en su desarrollo, reconocerlas, corregirlas cuando es necesario y construir equipos remotos. Al incorporar la modalidad de trabajo remoto o híbrido, deben asegurarse de que los gerentes cuenten con la capacidad de ganarse la credibilidad y la confianza de las personas a la distancia, o al menos que puedan desarrollarla. De lo contrario le recomendamos que no tome el riesgo de seguir adelante pues este quizá sea uno de los factores más determinantes para el trabajo remoto.

• Cultura, pertenencia y clima. Uno de los desafíos más grandes que trae esta modalidad de trabajo es preservar la cultura, el sentido de pertenencia y el clima laboral. Para preservar la cultura es importante que tome consciencia y trabaje para asegurar que el propósito y los valores de la organización estén claros. Empezando por la cima, cada acción y cada decisión debería estar en consonancia con el propósito y los valores, pues la cultura se contagia, primero y, antes que nada, por el ejemplo. Les sugerimos que revisen los hábitos, ritos y comunicaciones que mantenían en el mundo presencial. Todo esto alimentaba la cultura en forma diaria. Existen métodos para hacer todo esto con una fuerza laboral distribuida, pero requiere foco, planificación y ejecución. Finalmente, si decide hacer esta transformación, entendemos que es crítico medir y accionar sobre el clima laboral en forma sistemática.

• Factores económicos. Evidentemente existirán impactos financieros. Desde cambios a nivel inmobiliario, hasta posibles cambios en remuneraciones, beneficios, etc. Nuestra sugerencia es que elaboren y analicen los posibles escenarios financieros.

4 – Tomen la decisión de volver atrás o implementar la nueva modalidad y armen un plan de acción 

Una vez que tenga analizado todos estos impactos y el alcance que puede tener en su organización el trabajo remoto o híbrido, tendrá más elementos para poder tomar una decisión. Finalmente se tratará de ventajas y desventajas y de optar por alguno de los escenarios. Un escenario posible para comenzar es elegir algún área con mayores posibilidades de éxito, como, por ejemplo, alguna parte de la empresa donde los procesos estén claros y medidos y ciertos roles puedan ser remotos o híbridos. Algún lugar donde exista credibilidad y confianza en los líderes y donde las personas tengan las características necesarias y prefieran este tipo de trabajo. Si bien en la pandemia la implementación tuvo que hacerse en forma general, no necesariamente tiene que tomarse este enfoque una vez finalizada la misma. Quizá sea posible y hasta conveniente ir avanzando en forma gradual, cosa que posiblemente hubiéramos hecho si la pandemia no hubiera existido.

Cualquiera sea la decisión que tomen, seguramente tenga impactos en las áreas mencionadas anteriormente. Es probable que tenga que trabajar sobre las políticas y contratos, sobre los procesos, implementar nuevas reuniones para preservar la cultura, etc. Les recomendamos armar un plan de acción y definir responsables y fechas para cada una de las tareas que se requieran.

5 – Armen un equipo de trabajo

Hemos visto que muchas veces las organizaciones asignan este trabajo a un individuo, por ejemplo, al responsable de Recursos Humanos. Pero como vimos anteriormente, esta transformación requiere armar un equipo de especialistas. Evidentemente Recursos Humanos debe estar involucrado, pero también se necesitan especialistas legales, financieros, inmobiliarios, etc. Se requiere involucrar a las personas que conocen del trabajo diario, que pueden entender y diseñar nuevos procesos y obtener indicadores. Hacerlo en equipo no solo provoca mejores soluciones, sino que aumenta el compromiso al momento de llevarlo al terreno, porque “las personas nos comprometemos con lo que ayudamos a construir”. 

Además del equipo de especialistas, es necesario armar un equipo de liderazgo y gestión para llevar adelante esta transformación. La participación de la dirección y las diferentes gerencias es un factor determinante para que esta iniciativa sea exitosa.

Unas palabras finales

La forma en la cual cada organización aprovechará el trabajo remoto después de la pandemia seguramente sea diferente. Es una decisión estratégica que recomendamos comenzar a analizar cuanto antes tomando en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Clarifiquen los beneficios esperados y los riesgos potenciales
• Identifiquen el alcance de la nueva modalidad de trabajo
• Evalúen los impactos de la nueva modalidad en: políticas y sistemas de recursos humanos; las prácticas de liderazgo y gestión; la cultura y el clima; los factores económicos.
• Tomen la decisión de volver atrás o implementar la nueva modalidad… y construyan un plan.
• Armen un equipo multidisciplinario para gestionar y liderar este proceso.

Artículo proveído por Xn Partners, escrito por Gonzalo Noya, socio de la empresa.